E-mail is een monster en je kan maar beter zorgen dat je er een goede methodiek voor ontwikkelt anders vreet het je op.

Merlin Mann

Het principe van de Lege Inbox is zeker niet nieuw. Hieronder de stappen die hiervoor kunt volgen. Het voelt raar en zeker in het begin lukt het niet altijd maar ook in dit geval zal de aanhouder winnen. Dus blijf deze principes volgen en de lege inbox zal je verrassen.

Zie je inbox als je brievenbus. Die post die je nog moet behandelen laat je ook niet in de brievenbus liggen, toch?

Stap 1. Verminder het aantal inkomende mails.
Bedenk goed welke nieuwsbrieven je echt nodig hebt. Is het echt nodig om elke dag een mail met de aanbiedingen van de Action te ontvangen? (is misschien gelijk ook nog een budget tip :-))

Stap 2. Verwerk de mails uit je Postvak In.
Alle overige mails lees je 1 x en daarna beslis je wat er mee te doen.

• Delete indien de mail niet voor jou bestemd is en er ook geen actie vereist is.
• Delegate indien de mail niet voor jou bestemd is, maar er wel een actie vereist is. Stuur de mail dan door naar de juiste persoon.
• Delay of inplannen voor een later moment indien de mail wel voor jou bestemd is en er wel een actie vereist is, maar dat deze actie niet onmiddellijk uitgevoerd moet worden.
• Doen indien de mail voor jou is bestemd, er van jou een actie vereist is en deze actie op zeer korte termijn moet gebeuren. Duurt de actie slechts twee minuten (een simpel ja/nee antwoord), doe het dan direct. Duur het iets langer, plan het dan in voor de dag zelf.

E-mail is een medium om informatie over te dragen. Bevat de mail een afspraak, plan deze dan in je agenda en delete de mail. Bevat de mail een opdracht, maak er een taak van en delete de mail.

Stap 3. Blijf dit consequent toepassen op nieuwe mails.

• Bekijk je inkomende e-mails slechts 2 keer per dag.
• Verwerk een mail binnen de twee minuten. De te nemen beslissing is steeds: delete, delegate, delay of doen!
• Eenmaal een mailtje geopend is, zorg er dan voor dat je het volledig verwerkt, zodat het weg is uit je Postvak.
• Zet een gelezen mail nooit terug als ongelezen.

Stap 4. Verdeel…
Verdeel je mail onder maximaal 4 mapjes.
Actie
Wachten op
Ooit/misschien
Archief

Maar beter nog, gebruik alleen een archief map. Iedereen weet dat de ooit/misschien map meestal de Nooit map zal gaan zijn. Acties plan je op je takenlijst (dat is niet je brievenbus!) en met wachten verdoe je enkel je tijd. Mail behandeld en taken uitgezet? Delete of archiveer. Mocht je de mail later nog willen vinden dan hebben de meest gebruikte mail programma’s een prima zoekfunctie die sneller is dan dat jij ze zal vinden in je mappenstructuur ;).

Bron: De Basisprincipes van een Lege Inbox / Lees ook: De IX Wetten rond E-mail